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i/Con SAP SuccessFactors Anwenderschulungen

SAP SuccessFactors Implementierung

Die Bedeutung von guten SuccessFactors Anwenderschulungen

Nehmen wir an, Sie haben sich für SuccessFactors entschieden und dieses wird auch entsprechend ihrer Vorstellungen eingerichtet. Der Tag naht, an dem die Mitarbeiter erstmals mit der neuen Software arbeiten sollen. Alles läuft bisher bestens, was soll jetzt noch schiefgehen? Lesen Sie hier mehr…


Ausgangssituation

Aus welchem Grund interessieren Sie sich für eine neue Business Software, bzw. konkret für SuccessFactors? Fragen Sie sich, ob ihre Personalprozesse und die bisher eingesetzte Software den aktuellen und künftigen Herausforderungen gewachsen sind?

Man tauscht eine Unternehmenssoftware nicht einfach mal so ganz nebenbei aus. Hierfür gibt es handfeste Gründe: so wirken Prozessabläufe oftmals kompliziert und umständlich, beziehen zu viele Mitarbeiter zu häufig ein, nutzen zu wenig Automatisierungspotential und das papierlose Büro ist oftmals eher eine Utopie. Zu allem Überfluss versprüht die Benutzeroberfläche, übertrieben ausgedrückt, einen Charme aus der Mitte des vergangenen Jahrhunderts. Vielfach sind die Mitarbeiter überlastet, die Krankheits- und Fluktuationsrate steigt, die Nachfolgeplanung stockt. Hinter der Überlegung für eine neue Business Software stecken entsprechend verschiedene, äußerst wichtige Ziele. Nämlich das Abstellen all dieser Problemchen und Probleme.

Eine neue Software also…

Wie geht diese Geschichte weiter? Nehmen wir an, Sie haben sich für SuccessFactors entschieden und dieses wird auch entsprechend ihrer Vorstellungen eingerichtet. Der Tag naht, an dem die Mitarbeiter erstmals mit der neuen Software arbeiten sollen. Alles läuft bisher bestens, was soll jetzt noch schiefgehen?

Schiefgehen bedeutet, dass die eingangs erwähnten Ziele nicht erreicht werden. Die blanke Einführung der Software bewirkt jedoch erst einmal noch nicht viel. Ob die Prozesse tatsächlich vereinfacht werden, hängt maßgeblich davon ab wie die Mitarbeiter mit der neuen Software umgehen. Hier wird bei vielen Projekten der Ansatz verfolgt „Wie man die Software bedient, lernt man im täglichen Umgang“. Dahinter verbirgt sich für gewöhnlich der Wunsch „unnötige“ Kosten zu vermeiden. Doch diese Vorgehensweise fußt auf einem gefährlichen Trugschluss, der sich oftmals an verschiedenen Stellen kostenintensiv rächt. Auf der Zielgeraden kann es so noch einmal richtig ungemütlich werden.

Betrachten wir ein paar mögliche Probleme:

  • Im besten Fall sind ihre Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit der Einführung der Software überzeugt. Doch selbst in diesem Fall spüren sie, dass Teile ihres bisherigen Wissens nicht mehr von Bedeutung sind. Damit die daraus resultierenden, durchaus verständlichen Bedenken nicht Überhand gewinnen, ist es wichtig den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, nicht alleingelassen zu sein. Andernfalls kann die an sich positive Stimmung schnell kippen.
  • Die Mitarbeiter bedienen nun die neue Software also entsprechend ihrer Erwartungshaltung, wie die Software generell funktionieren müsste. So unangenehm sich für den Einzelnen klare Fehlermeldungen auch anfühlen, sie stellen gar nicht das hauptsächliche Problem dar. Tritt ein bedeutender Fehler auf, weiß der Anwender sehr genau, dass es so nicht weitergehen kann. Er sucht das Problem, findet es früher oder später, und es kann korrekt weitergehen. Wesentlich heimtückischer sind jene Fehlerchen, die dem Anwender nicht bewusst sind und eben nicht zu einer Unterbrechung führen. An dieser Stelle handelt der Anwender „nach bestem Wissen und Gewissen“. Die Daten gelangen aber falsch in das System. Wieder und immer wieder. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Fehler bemerkt wird, können so problemlos Hunderte oder gar Tausende fehlerhafte Datensätze im System sein. Die nun alle korrigiert werden müssen.
  • Wie fühlt sich dies für den Mitarbeiter an? Er hat sich redlich bemüht und dennoch ist eine Situation entstanden, die nur mit erheblichen Aufwand gelöst werden kann. Die zusätzliche Arbeit ist ohnehin gegeben. Oftmals wird in solchen Situationen jedoch außerdem noch ein Schuldiger gesucht. Und dies verbessert die Stimmung und Motivation im Team kaum.
  • Weiterhin bietet sich immer mal wieder Interpretationsspielraum. Der eine Mitarbeiter befüllt ein Feld, der andere nicht. Und der dritte Mitarbeiter erstellt einen Bericht für einen Vorgesetzten, in der Annahme, dass die Daten vollständig wären. Ein Bericht, auf dessen Basis unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.
  • Gab es Situationen, in denen die Mitarbeiter auf Probleme stießen und diese der Software angelastet werden, schwindet das Vertrauen in die Software und man neigt schnell zu „Individuallösungen“ – diese reichen von den guten alten Excel-Tabellen (doppelte Datenhaltung) über lokale Sicherheitskopien (die Datenschützer des Hauses raufen sich die Haare) hin zu mehrfachen Ausdrucken. Die Mitarbeiter beginnen sich abzusichern, es entstehen künstliche Mehrarbeiten. Das war es dann mit der Vereinfachung der Prozesse. Im optimalen Fall hat der einzelne Mitarbeiter diese ganzen Mittel im Griff. Spätestens im Vertretungs- oder Nachfolgefall fliegt einem eine derartige Arbeitsweise jedoch regelmäßig um die Ohren.

Wie könnte man es besser machen?

Sind derartige Probleme zu verhindern oder zumindest einzugrenzen? Nach unserer Einschätzung kann diese Frage klar mit „Ja“ beantwortet werden.

Mitarbeiter, die vorab gut geschult werden, überschauen das Leistungspotential welches in der Software steckt, verstehen die Grundkonzepte, erkennen damit auch was mit ihren eigenen Daten im weiteren Verlauf geschieht und kennen typische Stolperfallen. Anstatt zu hoffen, dass sie die Daten korrekt eingeben, wissen sie wie sie mit der neuen Software umgehen sollten. Sie fühlen sich in das Einführungsprojekt einbezogen was dem Alleingelassen-Gefühl entgegen wirkt.

Hochwertige Anwender- aber auch Administratorenschulungen berücksichtigen die Ausgangssituation der Lehrgangsteilnehmer. Die Schulungen sollten einem roten Faden folgen, sinnvoll ist zudem eine Lernprogression von einfachen hin zu komplexeren Themen. So gelangen die Lernenden über mehrere Stufen hin zum jeweiligen Schulungsziel. Damit die Zielsetzung der jeweiligen Teilnehmer in den Schulungen auch erfolgreich aufgegriffen werden können, sollte die Teilnehmerzahl nicht zu groß und möglichst homogen sein. So können Fragen zum Thema Berechtigungen oder Schnittstellen für Administratoren von großer Bedeutung sein. Für Anwender sind sie jedoch eher unwichtig bis hin zu kontraproduktiv. Der Versuch „mehr aus einer Schulung herauszuholen“ kann so schnell umschlagen und den Erfolg der gesamten Schulung gefährden.

Und auch das macht hochwertige Schulungen aus: ein Sprichwort sagt „aus Fehlern lernt man“ und dies kann man gerade bei Schulungen nicht stark genug betonen. Das besondere an Schulungsumgebungen ist, dass man auch mal etwas ausprobieren kann, was in einer produktiven Umgebung nicht möglich ist. Dadurch erlebt man jene „Aha-Erlebnisse“, die zu tiefen Erkenntnissen und damit mehr Sicherheit führen. Doch nicht jeden Fehler muss man selbst erleben, um daraus lernen zu können. Gute Dozenten schaffen es, ihren eigenen Lernprozess so zu reflektieren, dass die Teilnehmer von den Schwierigkeiten und Fehlern lernen können, die die Dozenten selbst einst erlebten.

Wichtig ist noch, dass bei all den Anwenderschulungen die Administratoren nicht vergessen werden. Diese bewegen sich auf einem völlig neuen Terrain, doch die Erwartungen an sie sind hoch. Von ihnen werden künftig sicherheitsrelevante Einstellungen, eine Unterstützung der Anwender bei Fragestellungen und Multiplikatoren-Effekte erwartet. Administratoren sind hinsichtlich ihrer Erfolgsrelevanz kritische Punkte. Im positiven wie im negativen Sinne.

Wie hilft Ihnen i/Con?

Die i/Con Unternehmensberatung verfügt über langjährige Projektleiter, Prozess- und Fachspezialisten sowie Dozenten, die gemeinsam hochwertige Schulungen ausarbeiten und halten. Egal in welcher Phase Sie sich gerade befinden, kommen Sie auf uns zu und nutzen Sie unsere umfangreiche Schulungskompetenz und -erfahrung.

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