SAP Zeitwirtschaftstools – Zeit sparen beim Zeiterfassen

Dezentrale Datenpflege – das ist der Standard in der Zeitwirtschaft. Gerade in produzierenden Betrieben werden Zeitdaten in der Regel nicht mehr zentral in den Personalabteilungen erfasst, sondern dezentral durch Zeitbeauftragte.

Pflege der täglichen Zeitdaten in einer Oberfläche – Die i/Con Alternative zum Time Managers Workplace

Da diese die Pflege der Zeitdaten ihrer Mitarbeiter und Kollegen meist nicht als Kernaufgabe verstehen, sollte SAP HCM die Pflege der Zeitdaten so effektiv wie möglich unterstützen. Einen Blick in die Praxis durch unseren Geschäftsführer Andreas Niebling erhalten Sie im Sonderdruck der Zeitschrift S@PPORT Heft 9/2016 vom 09.09.2016 – www.sap-port.de –

In einem Projekt zur Einführung der Personalzeitwirtschaft mit SAP ergab sich vor einigen Jahren die Anforderung, eine Alternative zum Time Managers Workplace zu entwickeln. Diese alternative Pflegeoberfläche sollte auch bei teils 200 einem Zeitbeauftragten zugeordneten Mitarbeitern gute Laufzeiten bieten, aufs Wesentliche reduziert sein und mit wenig Schulungsaufwand intuitiv bedienbar sein. So entstanden diese 3 Arbeitsoberflächen: Arbeitsoberfläche Zeit, An-/Abwesenheitskalender und Meldungsbearbeitung. Erfahren Sie hier mehr über die einzelnen Module:

Bearbeitung der in der Zeitauswertung generierten Meldungen

Zur Bearbeitung der in der Zeitauswertung generierten Meldungen steht die Oberfläche Meldungsbearbeitung zur Verfügung. Welche Meldungen den Zeitbeauftragten angezeigt werden ist profilgesteuert. So kann gewährleistet werden, dass jeder Anwender nur die genau die Meldungen bearbeitet, für die er zuständig ist.

Arten der Meldungsbearbeitung

Den Zeitbeauftragten stehen vier Wege zur Bearbeitung einer vorliegenden Meldung zur Wahl:

  • Absprung zur Arbeitsoberfläche Zeit
  • Absprung zum An-/Abwesenheitskalender
  • Quittieren der unbearbeiteten Meldung (kein Handlungsbedarf)
  • Senden einer e-Mail an den Sachbearbeiter für die Zeiterfassung

Automatischer Start der Zeitauswertung

Beim Speichern oder beim Verlassen der Oberflächen wird im Hintergrund für alle Mitarbeiter, für die Änderungen stattgefunden haben, die Zeitauswertung gestartet. Bei der Datenerfassung werden alle Standardprüfungen durchlaufen, wie zum Beispiel die Zeitbindungsreaktionen bei Überschneidung von erfassten Infotypsätzen.

Meldungsbearbeitung

 

Planerisches Tool und Erfassungsoberfläche An-/Abwesenheitskalender

Der An-/Abwesenheitskalender ist sowohl ein planerisches Tool als auch eine Erfassungsoberfläche und umfasst zwei verschiedene Sichten. Eine Tagessicht und eine Wochensicht. In beiden Sichten ist die Erfassung per Direkteingabe oder per drag and drop möglich. Dazu sehen Sie am linken Bildrand eine Übersicht mit den Kurzbezeichnungen der möglichen Eingaben. Im Kalender sind Mehrfachmarkierungen durch Drücken und Halten der STRG-Taste oder durch die Markierung eines kompletten Blockes per Maus möglich.

Eingabe von Urlaubsdaten

So ist die Eingabe von Urlaubsdaten für einen längeren Zeitraum über alle Mitarbeiter eines Bereiches sehr schnell durchführbar. Zugleich gewährleistet die Oberfläche in den Summenzeilen einen Überblick, wie viele Mitarbeiter nach Eingabe aller Abwesenheiten pro Tag in der gewählten organisatorischen Einheit noch zur Verfügung stehen.

An-/Abwesenheitskalender

Daten in der Wochenansicht

In der Wochensicht werden die Daten auf eine Zelle je Woche komprimiert dargestellt. Jede Zelle hat eine Breite von 7 Zeichen, wobei jedes Zeichen für einen Wochentag steht. Ist ein Wochentag mit einer An- oder Abwesenheit belegt, erscheint an der entsprechenden Stelle der Zelle die Kurzbezeichnung der erfassten An- oder Abwesenheit. Nicht belegte Tage werden mit einem Punkt markiert.

An-/Abwesenheitskalender

 

Arbeitsoberfläche Zeit – Pflege der täglichen Zeitdaten in einer Oberfläche

Zur Pflege der täglichen Zeitdaten war es uns wichtig, die wichtigsten Pflegeprozesse in einer Oberfläche zu vereinen. Ziel war es, in der Regel pro Tag eine Zeile anzuzeigen und den Zeitbeauftragten mit wenigen Eingabefeldern die Möglichkeit zu bieten, alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel können in den beiden roten Eingabefeldern BEGINN und ENDE gerechnete Zeit übersteuert werden. Dies ist etwa dann erforderlich, wenn ein Mitarbeiter, dessen Sollzeit um 6 Uhr beginnt und um 13:45 Uhr endet, bereits um 5:15 gekommen ist und erst um 15:30 gegangen ist. Möchten Sie in diesem Fall die Zeit vor Beginn der Sollzeit nicht genehmigen, die Zeit nach Sollzeitende aber zum Teil als Mehrarbeit werten, geben Sie im Feld BEGINN die zu berechnende Beginnzeit 6:00 Uhr und im Feld ENDE die zu berechnende Endezeit 15:00 Uhr ein.

Ergebnis ist die Berechnung der Arbeitszeit von 6:00 bis 15:00 Uhr inklusive der Genehmigung der Mehrarbeit von 13:45 bis 15:00 Uhr.

Arbeitsoberfläche Zeit