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i/Con Success Story: Prozessoptimierung im öffentlichen Dienst

Antes Witkowski i/Con

i/Con optimiert Prozesse bei einem der größten Berliner Arbeitgeber

Aufgabe der i/Con Unternehmensberatung war die ganzheitliche Prüfung auf Vollständigkeit der definierten Prozesse (eine Art interne Auditierung). Ziel war hierbei das Aufzeigen möglicher Schwachstellen sowie des Optimierungspotenzials, die Erstellung von Prozessdokumentationen und Visualisierungen sowie der Formulierung von Handlungsempfehlungen.


Herausforderung

Durch die zumindest teilweise fehlenden Dokumentationen der zu prüfenden Prozesse, musste zunächst in einer Orientierungsphase festgestellt werden welche Aufgaben und Abläufe konkret zu erfassen, dokumentieren und visualisieren sind. Da das Unternehmen zudem in einem regen Veränderungsprozess begriffen war, kam es während der Prozessaufnahmen immer wieder zu einer Abänderung des IST-Zustandes. So stellte das Auseinanderhalten der Aussagen zu „so ist es jetzt“ und „dort wollen wir hin“ eine besondere Herausforderung dar. Auffällig war die hohe Anzahl an verschiedenen Softwarelösungen, wodurch viele Schnittstellen zu erwarten waren.

Lösung

Basierend auf der Feststellung des konkreten IST-Zustandes verschiedener Prozesse aus den Bereichen Personaladministration, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft erfolgte die Dokumentation und Visualisierung. Dies diente als Ausgangspunkt für die Formulierung von auf die konkreten Unternehmensbedingungen abgestimmten Handlungsempfehlungen sowie der Verdeutlichung der damit verbundenen Verbesserungen.

Ausgangssituation

Der Kunde war eine Anstalt des öffentlichen Rechts und mit ca. 14.000 Mitarbeitern der drittgrößte Arbeitgeber in Berlin. Da der Personalbereich (mit ca. 200 MA) eine neue Bereichsleiterin hat, stellte sich die Frage, ob die seit längerem bestehende Arbeitsweise und die damit verbundenen Prozesse im Abrechnungsbereich noch zeitgemäß sind. Nach einer ersten Bestandsaufnahme wünschte sich die Personalleiterin eine weitere, neutrale Sicht auf die Abteilung und ihre Arbeitsweisen. Zudem war ein Vergleich mit anderen Unternehmen erwünscht.

Umsetzung

Gemeinsam mit einem unserer BPO Partner begannen wir mit der Sichtung der vorhandenen Unterlagen (z.B. Verträge, Arbeitsanweisungen, Visualisierungen). Nach einer intensiven Auseinandersetzung mit diesen Dokumenten wurden mehrere mehrtägige Vorort-Interviews durchgeführt. Hiermit sollte neben der inhaltlichen Komponente frühestmöglich auch die Akzeptanz der involvierten Mitarbeiter sichergestellt werden. Unterstützt durch diesen vertrauensvollen Umgang konnten schnell tiefere Einblicke in die prozessualen Abläufe und die verwendete Software gewonnen werden. Nachdem die Prozesse Gestalt annahmen, erfolgte eine erste Dokumentation in Excel sowie eine Visualisierung in ARIS express. In weiteren Besprechungen wurde sichergestellt, dass die aufgenommenen Prozesse tatsächlich dem entsprachen, wie die jeweiligen Interviewpartner diese vermitteln wollten. Notwendige Anpassungen wurden entsprechend vorgenommen und mittels Teilabnahmen fixiert. Die Perspektive, wie die jeweiligen Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Prozesse wahrnahmen, wurde durch zusätzliche Beobachtungen konkreter Arbeitsabläufe ergänzt. Diese gesamten Erkenntnisse wurden im Folgenden bei der Erstellung des Abschlussberichtes aufgegriffen und in Form von Handlungsempfehlungen verarbeitet.

Dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit der Consultants wurde das Projektvorhaben erfolgreich in „Time und Budget“ umgesetzt. 

Projektleitung / Projektsteuerung

Die Projektleitung und -steuerung wurde von unserem BPO Partner erfolgreich durchgeführt. Die Umsetzung erfolgte durch F. Antes (iCon) und D. Witkowski (iCon).

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